8 Dicas para Controlar o Cadastro de Clientes

Muitas empresas ainda possuem uma certa dificuldade em controlar o cadastro de clientes, e isso pode dificultar o processo e até mesmo o relacionamento com os consumidores.

Sabemos o quanto é importante manter à organização dentro de uma empresa, principalmente quando se trata de manter a base de dados bem estruturada para poder tomar as devidas ações e melhorar o atendimento.

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Geralmente quando é pedido para o cliente preencher algum formulário é para que a empresa tenha acesso a informações importantes e atuar na sequência, porém as queixas são sempre as mesmas:

• A empresa tem dificuldades com o controle e cadastro de clientes;
• Não existe uma base de dados confiável com todas as informações dos consumidores;
• Não existe controle sobre o que cada cliente está comprando;
• Utilização de várias planilhas de cadastros de clientes e cada área tem a sua com dados divergentes;
• Gastos desnecessários de muitas horas fazendo relatórios de visitas, follow-up de negócios e gerenciando informações de clientes;
• Não vender mais porque não existe informações suficientes sobre os clientes e sobre as vendas da empresa.

Exatamente por isso, nesse artigo vou dar dicas para você sair dessa situação, dar um gás na organização e conseguir controlar de uma vez por todas o cadastro de clientes.

8 Dicas fáceis para Controlar o Cadastro de Clientes

1- Recolha todas as planilhas de todos os departamentos da empresa

Exatamente! Solicite todas as planilhas do comercial, da equipe de adm vendas, do financeiro e não se esqueça da equipe de operação. Fica bem complicado quando cada departamento possui uma base diferente, essa repetição de trabalho por setor além de custar muito para a empresa, ainda dificulta os processos e as interações com os clientes.

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2 - Junte todas as informações em um único lugar

É extremamente importante criar uma planilha única com todas as colunas de todas as outras planilhas de modo que toda a informação corporativa esteja em único lugar.

Isso irá facilitar muito tanto na hora de compartilhar os dados como também não vai haver erros com informações desatualizadas no sistema.

3 - Estruture a base de dados

Depois que todos os dados estiverem colocados em um só lugar é hora de tratar as bases de dados, sendo assim, é importante padronizar o formato de telefones, de CNPJ e CPF, formatar nome e sobrenome, endereços em rua, número, bairro, cidade e estado (um em cada célula).

É importante também que esse conteúdo não esteja poluído, é preciso ter as informações corretas e necessárias para facilitar a procura.

4 - Ajuste todos os dados que você possui

• Duplicação – Você pode utilizar o próprio excel para mesclar os registros duplicados, garanta que filiais não serão confundidas com matrizes e assim por diante;
  

• Padronização – Mantenha padronizado telefones, bairros, cidades e estados para que a consulta seja simples, objetiva e não permita que na mesma base haja, por exemplo, para o campo cidade: Rio, rio de janeiro, R de janeiro, RJ, entre outras variações.
  

• Segmentação – Procure segmentar todos os seus clientes por setor, indústria, região, faturamento, número de funcionários e outras categorias que fazem sentido para o seu negócio;
  

• Enriquecimento – Se não houver nenhum tipo de dado, crie novas colunas na planilha e distribua para que os usuários chaves desse processo enriqueçam essa base de dados completando, por exemplo, informações de segmentação conforme  citado acima.
  

• Classificação – Assim que os registros estiverem completos e segmentados, ainda é possível classificá-los, por exemplo, com informações de ciclo de compra, última compra e ticket médio de compras. Também tem à possibilidade de fazer uma classificação mais simples como a classificação ABC para faturamento ou potencial de compra;
  

• Agrupe – Para finalizar, após todo o tratamento, você já pode fazer filtros por região, faturamento, setor, então fazer agrupamentos e estruturação de carteiras de atendimento. Simplifica a vida! Usando o próprio excel você pode criar várias carteiras estruturadas para a sua equipe, como por exemplo, contas chaves, contas médias por cidade, contas de atendimento telefônico, etc.

5 - Apresente para todos a nova planilha e discuta quais informações poderiam ser incluídas para que a gestão de rotina fique mais simples

Esse passo extremamente importante assim que concluir centralizar as informações. Apresente os dados para todos os departamentos, discuta com eles se não há dados demais ou dados de menos. É imprescindível que toda base de dados esteja na medida para atender as necessidades da sua equipe.

6 - Transfira seus dados para um sistema de CRM

Para facilitar todo o processo, nada melhor do que ter o controle de todos os cadastros em um sistema CRM. 

O Zoho One com CRM é um sistema muito completo de CRM, onde é possível administrar toda a empresa com mais de 40 aplicativos integrados. Assim como é possível gerenciar, conectar e automatizar processos de negócios em toda a organização. 

7 -  Planeje visitas

Já com a ferramenta, sua equipe poderá lançar as visitas, reuniões, ligações, históricos de conversas, e-mails e muito mais. Também é possível controlar o histórico de todos os seus clientes disponíveis em um só lugar. Gere gráficos, relatórios de visitas e tenha uma visão mais ampla sobre sua carteira de clientes.

8 -   Registre os negócios

Sua empresa pode ter o registro de vendas que estão em andamento, seus valores, estágios e probabilidade de fechamento, assim fica mais fácil gerenciar o funil de vendas do mês, ou do trimestre e assim direcionar suas ações nos pontos mais importantes e possibilitando maiores taxas de fechamento.

Preparei alguns Hacks de como captar e fidelizar clientes!

O trabalho pode parecer complicado, mas assim que for ajustado a sua empresa terá organizado o fluxo de informação corporativa em uma única base e daí em diante a informação nunca mais será fracionada, mas ajudará todos os setores. Os departamentos ficarão muito mais organizadas e produtivas.

Essas são as nossas dicas para que você consiga controlar o cadastro de clientes da sua empresa. Para mais conteúdos como este basta continuar acompanhando as novidades. 

Até breve!